Settore amministrativo

• struttura amministrativa - ufficio

Settore amministrativo (Affari generali, cultura, demografico e statistico, sociale, controlli)

SERVIZIO AFFARI GENERALI

Attività segreteria generale

• Svolge funzioni di assistenza amministrativa all’attività del Segretario.
• Cura la tenuta degli atti deliberativi, delle determinazioni dirigenziali, dei Decreti del Sindaco e dei relativi registri anche su supporto informatico;
• Verifica la pubblicazione da parte di ciascun Responsabile di Settore delle determinazioni dagli stessi adottate all’albo pretorio on line;
• Con riferimento agli amministratori, provvede alla gestione delle missioni, rimborsi spese, gettoni di presenza per le sedute consiliari e rimborsi ai datori di lavoro per permessi;
• Predispone il Regolamento di funzionamento del Consiglio Comunale e relativi aggiornamenti;
• Provvede alla registrazione e alla classificazione della posta in arrivo dell’Ente, all’acquisizione informatica e alla trasmissione agli altri settori.
• Cura la spedizione degli atti e della corrispondenza.
• Riceve e consegna gli atti civili e penali depositati presso la Casa Comunale ai sensi di legge.
• Provvede alla pubblicazione di avvisi all’Albo Pretorio nonché sul sito web dell’Ente;
• Provvede alla acquisizione ed alla pubblicazione sul sito web dell’Ente all’interno della Sezione Amministrazione Trasparente degli atti, dei dati e delle informazioni di cui al D.Lgs. n. 33 del 2013;
• Provvede al servizio di notifica, fatta eccezione per gli atti del Settore Polizia e Attività Produttiva;

Attività Giunta Comunale

Assicura il supporto alle funzioni istituzionali della Giunta, in particolare:

• Coadiuva il Segretario comunale nell’esame preliminare dei provvedimenti sottoposti all’approvazione della Giunta comunale.
• Svolge attività di supporto a favore di tutti gli uffici comunali nella predisposizione delle proposte di deliberazione da sottoporre all’approvazione degli organi elettivi.
• Conclude e perfeziona l’iter deliberativo proprio della Giunta Comunale.
• Cura la pubblicazione delle deliberazioni all’Albo Pretorio on-line.
• Provvede all’invio ai capigruppo consiliari delle deliberazioni adottate dalla Giunta.

Attività Consiglio Comunale

• Coadiuva il Segretario Generale nell’esame preliminare dei provvedimenti sottoposti all’approvazione del Consiglio comunale. - Cura gli adempimenti relativi alla convocazione delle sedute consiliari. - Fornisce preventivamente ad ogni Consigliere Comunale ed Assessore copia delle proposte di deliberazione da vagliare in Consiglio Comunale. - Conclude e perfeziona l’iter deliberativo proprio del Consiglio Comunale. - Cura la pubblicazione delle deliberazioni all’Albo Pretorio on-line. - Cura l’allestimento della Sala Consiliare in occasione delle sedute del Consiglio. - Presta assistenza ai gruppi consiliari e ai singoli consiglieri attraverso attività di predisposizione di documentazione e di quanto necessario all’esercizio dei diritti e delle facoltà connesse alla carica di Consigliere Comunale. - Svolge funzioni di segreteria per il Presidente del Consiglio.
• Provvede sulle istanze di accesso dei consiglieri comunali.

Attività Segreteria del Sindaco

Assicura il supporto amministrativo e segretariale alle funzioni istituzionali del Sindaco, in particolare:

• Predispone le ordinanze, i decreti e le deleghe sindacali, provvedendo alla registrazione e alla conservazione di tali atti
• Tiene il registro delle nomine dei rappresentanti del Comune in enti, aziende e istituzioni, curando i necessari adempimenti
• Assiste il Sindaco nelle attività connesse all’appartenenza a Enti sovracomunali
• Organizza le cerimonie civili di competenza dell’Amministrazione Comunale nonché l’accoglienza in occasione di visite ufficiali di esponenti politici, di governo e istituzionali, anche attraverso il coordinamento con i servizi preposti
• Fornisce supporto segretariale e assistenza all’attività del Sindaco
• Cura i rapporti con altri enti e organi istituzionali (Ministeri, Prefettura, ecc.) supportando il Sindaco nello svolgimento delle attività di rappresentanza verso l’esterno
• Svolge funzioni di ascolto e primo contatto con i cittadini e ne riferisce al Sindaco
• Gestisce la corrispondenza diretta al Sindaco.
• Gestisce l’utilizzo della Sala Giunta
• Cura i rapporti con gli organi di informazione;
• Provvede alla comunicazione e/o informazione alla cittadinanza sull’azione dell’Amministrazione ivi compresa la redazione di eventuali periodici e/o altro a mezzo stampa;
• Cura i rapporti di gemellaggio con gli altri Enti Locali esteri.

Attività affari legali e contenzioso

• Aggiorna costantemente lo stato del contenzioso attraverso periodici contatti con gli studi legali e l’aggiornamento del relativo registro.
• Valuta preventivamente le controversie giudiziali ai fini della costituzione in giudizio.
• Predispone atti per il conferimento di incarichi a legali per la gestione giudiziale o stragiudiziale delle controversie.
• Redige e gestisce la corrispondenza verso gli studi legali.
• Si occupa dell’attività di recupero delle spese di lite attive per l’ente in collaborazione con il Servizio Ragioneria.
• Gestisce il contenzioso nelle vertenze individuali o collettive relative al rapporto di lavoro.

Attività Contratti

• Assiste il Segretario comunale, nella sua qualità di Ufficiale rogante di atti di natura contrattuale in forma pubblica amministrativa; provvede altresì alla custodia ed alla tenuta del repertorio dei contratti in forma pubblica
• amministrativa e in forma privata.
• Provvede alla liquidazione dei diritti di segreteria al Segretario comunale ove spettanti in relazione all’attività di rogito. 
• Cura la redazione dei contratti e gli adempimenti procedurali conseguenti alla loro sottoscrizione, provvedendo alla loro registrazione. 
• Predispone e cura la sottoscrizione di scritture private e convenzioni di competenza del servizio.
• Acquisisce la documentazione necessaria alla stipula dei contratti.
• predispone il Regolamento dei Contratti e le relative modifiche e/o aggiornamenti.

Attività Archivio

• Rilegatura progressiva degli atti (determinazioni, deliberazioni di Giunta Comunale, deliberazioni di Consiglio Comunale).
• Gestione dell’archivio documentale.

Attività Protocollo informatico

• Ricevimento e apertura plichi. - Ricezione fax.
• Ricevimento pubblico e rilascio immediato della ricevuta contenente il numero di protocollo.
• Protocollazione della corrispondenza in entrata.
• Smistamento posta per settori.
• Gestione e smistamento della Posta Elettronica Certificata PEC. Attività Centralino
• Riceve le telefonate in arrivo e le smista agli uffici competenti.
• Provvede a collegare gli uffici con i numeri esterni richiesti.

SERVIZIO RELAZIONI ESTERNE – U.R.P.

• Cura la comunicazione istituzionale esterna;
• Risponde a domande e fornisce informazioni sulle attività generali dell’Amministrazione;
• Fornisce la modulistica necessaria per attivare le diverse procedure e presentare istanze e domande e supporta l’utenza nella compilazione delle istanze;
• Informa ed orienta sulle modalità di accesso ai servizi;
• Consente la presa visione o il rilascio di copia degli atti e/o dei documenti direttamente accessibili;
• Indirizza i richiedenti al responsabile del procedimento per l’accesso alle altre informazioni e dati;
• Raccoglie i reclami e le segnalazioni di disfunzioni ed elabora in modo sistematico un archivio degli stessi;
• Cura la raccolta delle leggi e dei decreti statali e/o regionali, della Gazzetta Ufficiale e del B.U.R. nonché delle Circolari e dei Regolamenti sovraordinati;

SERVIZIO CULTURA, SPORT E TEMPO LIBERO

• Gestisce i servizi comunali volti alla promozione culturale dei cittadini;
• Predispone l’affidamento a terzi dei servizi esternalizzati istruendo pratiche per la stipula di contratti , convenzioni ecc. ecc.
• Gestisce i tirocini e gli stage se formativi e di orientamento professionale ;
• Rilascia certificazioni di attività culturali ed educative svolte presso i Servizi di
• competenza;
• Elabora i regolamenti dei servizi di competenza;
• Cura i rapporti con le istituzioni culturali e scolastiche presenti nel territorio comunale, regionale e nazionale elaborando eventuali accordi ed intese;
• Cura la realizzazione delle attività culturali estive ed invernali, le rassegne cinematografiche, musicali, teatrali professionistiche ed amatoriali;
• Cura la realizzazione di mostre, convegni, dibattiti seminari e conferenze volte alla diffusione della cultura nei suoi vari settori ed espressioni;
• Programma e gestisce offerte culturali a favore delle scuole, sia per gli alunni che per i docenti;
• Programma gli interventi di orientamento scolastico e professionale;
• Organizza e gestisce concorsi a premi rivolti ai cittadini;
• Programma e gestisce gli interventi economici a favore di scuole, associazioni culturali e ricreative, e ne gestisce le procedure;
• Collabora all’organizzazione delle varie iniziative proposte dalle associazioni culturali presenti sul territorio;
• Tiene i rapporti con gli Enti e gli Istituti Culturali e Scolastici locali, regionali e nazionali;
• Cura le attività relative alle richieste di finanziamento regionale per quanto di competenza;
• elabora regolamenti, convenzioni, protocolli di intesa, accordi di programma con soggetti pubblici e privati;
• Gestisce l’utilizzo degli impianti sportivi, le riscossioni dei pagamenti relativi all’uso degli impianti sportivi comunali;
• Gestisce manifestazioni sportive e collabora in quelle organizzate dalle scuole, dal volontariato, dalle società sportive etc…;
• Gestisce i servizi connessi alle attività sportive e agli impianti sportivi;
• Collabora con gli uffici tecnici dell’Ente per la manutenzione degli impianti sportivi, per la programmazione dei nuovi e per l’ adeguamento degli esistenti;
• Cura i contatti con la Regione, con gli Organi competenti dello Stato, con le Federazioni Nazionali e Locali e con i Comuni limitrofi in materia di sport;
• Gestisce le richieste di contributo agli Organi Regionali e Provinciali per le attività e le manifestazioni sportive;
• Gestisce i rapporti con l’utenza sportiva, collaborando con le scuole per le attività relative all’utenza scolastica.

SERVIZIO SCOLASTICO

Il servizio è preposto alla gestione di:

• a) I servizi educativi di competenza comunale rivolti alla popolazione scolastica,
• b) I servizi connessi alla organizzazione scolastica, (mense, trasporti, utenze, testi scolastici ecc..)
• c) I benefici comunali, regionali e statali destinati agli alunni delle scuole di ogni ordine e grado (borse studio, libri di testo sc. Secondarie di I° e II° grado, tariffe contributive agevolate)
• d) Trasporto Pubblico Locale, compresi i servizi a chiamata.

Attività generali

• Espleta gli adempimenti connessi con l’osservanza dell’obbligo scolastico e del diritto allo studio;
• Cura i rapporti con gli organismi scolastici di ogni ordine e grado, nonché con Regione, Provincia e con gli organi centrali e periferici del Ministero della P.I.;
• Cura l’organizzazione dei servizi del diritto allo studio(fornitura libri di testo per alunni delle scuole elementari, contributi per l’acquisto dei testi scolastici per alunni di scuole medie e superiori, sussidi per le scuole, organizzazione del trasporto per le visite di istruzione, fornitura di materiale didattico speciale per alunni svantaggiati etc.)
• Gestisce la fornitura di arredi per le scuole;
• Cura i rapporti con le Associazioni che organizzano i Centri Estivi per ragazzi e ne gestisce le convenzioni;
• Predispone l’affidamento a terzi dei servizi esternalizzati;
• Organizza il servizio di accompagnamento degli alunni delle scuole materne sui mezzi di trasporto;
• Predispone per le materie di competenza, proposte di regolamenti e loro revisione;
• Elabora regolamenti, convenzioni, protocolli di intesa, accordi di programma con soggetti pubblici e privati;
• Collabora con gli uffici periferici dell’Azienda U.S.L. per la gestione dei servizi scolastici, nel rispetto della salute dei minori ( definizione menù, adeguamento servizi di cucina, educazione alimentare nelle scuole, controllo qualità dei pastierogati agli alunni, ecc…);
• Gestisce le richieste di finanziamento regionali e statali;
• Collabora con l’Ufficio Tecnico Comunale per tutti gli interventi da effettuare negli edifici scolastici, comprese le cucine, nonché la programmazione dei nuovi e l’adeguamento di quelli esistenti.
• Servizi specifici a) trasporto scolastico b) mense scolastiche c) centri estivi per ragazzi

SERVIZIO DEMOGRAFICO, ELETTORALE E STATISTICO

Anagrafe
Tenuta e aggiornamento dell’anagrafe della popolazione residente; tenuta anagrafe speciale dei residenti all’estero e dei pensionati; pratiche immigratorie, emigratorie e trasferimenti interni;
certificazioni anagrafiche in tempo reale e variazioni riguardanti la popolazione tramite codifica giornaliera.

Elettorale

Tenuta e revisione delle liste elettorali nonché dello schedario generale degli elettori attraverso revisioni semestrali dinamiche e straordinarie; consultazioni elettorali; rilascio attestazioni relative all’elettorato; predisposizione di elaborati per la C.E.C.; tenuta e aggiornamento degli Albi dei Giudici Popolari; formazione e aggiornamento dell’elenco delle persone idonee all’ufficio di presidente di seggio elettorale; tenuta e aggiornamento Albi Scrutatori.

Statistica

Cura il servizio statistico comunale; Censimenti generali della popolazione, agricoltura, industria e commercio.

Stato Civile

Iscrizione e trascrizione di tutti gli atti concernenti lo Stato Civile (Nascita, Matrimonio, Cittadinanze, Morte, richiesta di pubblicazione di Matrimonio); annotazione e rettifica degli atti; Atti di riconoscimento, adozione, affiliazione nonché gli atti di acquisto, perdita eri acquisto della cittadinanza italiana; rilascio copie, estratte e certificati che concernono lo Stato Civile; predisposizione registri di Stato Civile con appositi verbali alla verifica semestrale da parte dell’Autorità Giudiziaria competente e alla chiusura degli stessi alla fine di ogni anno; redazione indice annuale e decennale degli atti di stato civile; applicazione delle convenzioni internazionali in materia di stato civile.

Leva

Formazione delle liste di leva; precettazione e relativi arruolamenti; pratiche di ammissione ed eventuali dispense, congedi anticipati e/o avvicinamenti; compilazione e aggiornamento dei ruoli matricolari.

SERVIZIO SOCIO-EDUCATIVO - ASSISTENZIALE

• cura l’accoglienza dei genitori interessati all’iscrizione ai servizi e fornisce informazioni;
• predispone l’affidamento a terzi dei servizi esternalizzati e cura i rapporti con le ditte affidatarie
• cura la programmazione educativa dei servizi socio-educativi comunali per la prima infanzia e non;
• gestisce le utenze dei servizi di competenza,
• cura la predisposizione di materiale informativo relativo all’organizzazione dei servizi di competenza;
• predispone per le materie di competenza, proposte di regolamenti e loro revisione;
• elabora le statistiche e provvede alle rendicontazioni;
• collabora con gli uffici tecnici comunali per tutti gli interventi da effettuare negli edifici in cui si svolgono i servizi;
• si rapporta con il competente servizio ASL in relazione alle autorizzazioni igienico/sanitarie dei servizi di competenza;
• Cura i rapporti con gli uffici del Settore per gli aspetti relativi alle forniture e a problemi di carattere tecnico;
• provvede ad accogliere le richieste di iscrizione ai servizi e ne gestisce le rinunce ei nuovi inserimenti.
• elabora e gestisce le convenzioni, i protocolli d’intesa e gli accordi di programma per i servizi di competenza;
• si rapporta con altri Enti e Istituzioni nelle materie di competenza;
• predispone l’organizzazione per manifestazioni ed eventi di animazione e aggregazione nel territorio.

SERVIZI SPECIFICI:

• Centri di aggregazione
• Centri estivi
• Ludoteca comunale
• collabora con le Associazioni di volontariato sociale presenti sul territorio predisponendo l’istruttoria per la concessione dei contributi economici alle stesse ai sensi del regolamento comunale in materia;
• gestisce gli aspetti amministrativi relativi al servizio di assistenza domiciliare di tipo assistenziale, socio-educativa e di assistenza all’handicap;
• gestisce le attività ricreative e di integrazione sociale degli anziani;
• gestisce gli aspetti amministrativi relativi all’erogazione in denaro e in altra natura di prestazioni socio-assistenziali di propria competenza rivolte a persone in situazione di difficoltà socio-economica.
• gestisce gli aspetti amministrativi relativi all’affido familiare compreso il rimborso spese alle famiglie affidatarie e l’attivazione della polizza assicurativa prevista;
• gestisce gli aspetti amministrativi relativi all’inserimento di anziani e minori in strutture residenziali e semi-residenziali mantenendo i contatti con gli uffici amministrativi delle stesse;
• gestisce gli aspetti organizzativi e amministrativi relativamente al servizio di trasporto per malati affetti da demenza senile c/o i centri diurni.
• gestisce e cura gli aspetti amministrativi relativi al servizio di alfabetizzazione degli alunni stranieri;
• provvede alla richiesta agli Enti preposti dei contributi finalizzati alla gestione dei servizi, ne effettua il monitoraggio, le relazioni finali e i relativi consuntivi economici;
• predispone per le materie di competenza, proposte di regolamenti e loro revisione;
• cura la predisposizione di materiale informativo relativo all’organizzazione dei servizi di competenza;
• predispone l’affidamento a terzi dei servizi esternalizzati e cura i rapporti con le ditte affidatarie
• gestisce le utenze dei servizi di competenza,
• collabora con gli uffici tecnici comunali per tutti gli interventi da effettuare negli edifici in cui si svolgono i servizi;
• gestisce le segnalazioni alla Procura della Repubblica relativamente alle dichiarazioni non veritiere rese in sede di autocertificazione provvedendo anche al recupero delle somme indebitamente percepite;
• collabora con la Guardia di Finanza, predisponendo la documentazione necessaria al controllo delle autocertificazioni presentate dai cittadini residenti relativamente alla richiesta di benefici economici;
• elabora e realizza la progettazione sociale dell’Ente relativamente al 5*Mille provvedendo alla sensibilizzazione della comunità in tal senso.
• elabora e gestisce le convenzioni, i protocolli d’intesa e gli accordi di programma per i servizi di competenza;
• cura, gestisce l’istruttoria e provvede all’erogazione dei fondi della Legge 431/98 art.11 (fondo nazionale per il sostegno all’accesso alle abitazioni in locazione);
• cura e gestisce l’istruttoria per l’erogazione del bonus energia elettrica Decreto Interministeriale 28/12/2007;
• gestisce i rapporti con il Sistema di Gestione delle Agevolazioni sulle tariffe elettriche(SGATE);
• Edilizia Residenziale Pubblica: ricevimento della cittadinanza, rapporto con la Regione e con l’ATER, approvazione e pubblicazione dei bandi per l’assegnazione degli alloggi, istruttoria delle domande, elaborazione graduatoria provvisoria, convocazione della Commissione di Assegnazione ed organizzazione delle sedute, accoglimento ed istruttoria ricorsi e richieste di revisione del punteggio, elaborazione graduatoria definitiva, verifica delle autocertificazioni, elaborazione graduatoria di assegnazione, atti per l’assegnazione degli alloggi, gestione delle
• occupazioni abusive, mobilità volontaria fra gli assegnatari, emergenza abitativa.

SERVIZIO CIMITERIALE

• Gestione concessioni cimiteriali
• Regolarizzazione pagamenti concessioni e spese accessorie
• Esumazioni - Estumulazioni
• Traslazioni di salme all’interno del cimitero
• Comunicazioni ASL relative alle norme igieniche
• Ricerca/contatti dei congiunti in occasione di esumazioni ed estumulazioni
• Redazione verbali di esumazione/estumulazione
• Stipula di atti di concessione cimiteriale
• Rinnovi di contratti a scadenza naturale della concessione
• Redazione ed aggiornamento del “Regolamento Comunale di Polizia Mortuaria”
  • Controllo ed archiviazione delle pratiche cimiteriali
  • Comunicazioni alla Polizia Locale relative ai cortei funebri

SERVIZIO CONTROLLI INTERNI

• Supporta l’Organo di indirizzo politico nella predisposizione del Programma di mandato e nella definizione delle linee strategiche/Piano Generale di sviluppo;
• Predispone i documenti Programmatici dell’Ente Comunale;
• Predispone il Piano delle risorse e degli obiettivi ad esclusione della parte relativa alla sezione finanziaria di competenza del Servizio economico - finanziario;
• Effettua monitoraggi infrannuali afferenti la programmazione triennale ed annuale attraverso la verifica dello stato di attuazione degli obiettivi;
• Svolge attività di supporto al Nucleo di Valutazione, come previsto dall’art. 14 delD.Lgs. 150/2009;
• Supporta l’Organo di indirizzo politico attraverso la predisposizione di documenti di rendicontazione relativi all’attività dell’Ente.
• Predispone il Referto del Controllo di gestione;
• Collabora, con il Servizio Bilancio e Contabilità, alla predisposizione e stesura dei documenti contabili programmatici e di rendicontazione dell’Ente quali i bilanci annuali e pluriennali, la Relazione Previsionale e Programmatica ed il P.E.G., il Conto Consuntivo;
• Effettua analisi e studi propedeutici alla valutazione della forma di gestione dei servizi dell’ente;
• Supporta il Segretario comunale nello svolgimento delle attività relative al controllo successivo sugli atti.

Tel. 0863 978122
Fax: 0863 978564

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PEC: info@pec.comune.civitadantino.aq.it